L’intelligence artificielle transforme peu à peu les usages numériques dans de nombreux secteurs, y compris celui du social. Génération de contenus, analyse de données, aide à la décision : ces possibilités ouvrent de nouvelles perspectives aux logiciels métiers.
Mais quand une association, un établissement ou un service choisit un logiciel de suivi social, la question reste très concrète : quelles fonctionnalités permettent réellement de simplifier le travail des professionnels, de fiabiliser le suivi des situations et d’améliorer l’accompagnement des personnes ?
Car l’intelligence d’un logiciel ne se mesure pas à la seule technologie qu’il embarque. Elle se juge à sa capacité à s’adapter aux réalités du terrain, exploiter les données métier, automatiser certaines actions et fournir la bonne information au bon moment.
Chez EDOSSAH, cette approche a un nom : Assia Intelligence. Un ensemble de fonctionnalités qui s’appuie sur les données métier pour automatiser certaines tâches, adapter le logiciel aux situations et faciliter le suivi de l’activité.
1/ Limiter les saisies pour optimiser le temps administratif
Dans le secteur social, une même information peut être utile à plusieurs étapes du parcours d’une personne : instruction des orientations, ouverture de droits, gestion budgétaire, participation financière, pilotage d’activité, échanges avec les partenaires.
Une fonctionnalité intelligente transforme une information renseignée dans le DUI en une ressource utilisable pour différents usages.
a) Aide au rapport social :
Un pré-rapport social est automatiquement proposé à partir des informations déjà renseignées dans le dossier. Les données utiles sont reprises pour structurer l’écrit professionnel. Résultat : moins de temps passé à rédiger, sans jamais perdre la main sur le contenu ni la possibilité d’adapter le rapport à chaque situation.
b) Génération automatisée de documents
Les informations du dossier sont réutilisées pour produire différents documents : attestations, courriers, formulaires ou rapports. Cette automatisation réduit les risques d’erreur liés à la ressaisie des mêmes informations.
c) Gestion comptable intégrée des participations financières
Assia calcule automatiquement le montant des participations financières et génère l’avis d’échéance correspondant. Cette automatisation assure une continuité entre le suivi social et la gestion administrative.. Ces données alimentent les exports comptables selon le plan comptable défini par l’association, pour relier activité métier et gestion comptable sans double saisie.
d) Connexion au SI-SIAO
À la création d’un dossier, les informations disponibles dans le SI-SIAO sont récupérées pour alimenter directement le dossier. Cette interconnexion facilite la continuité des parcours et évite aux professionnels de ressaisir des informations déjà disponibles ailleurs.
2/ Adapter l’interface aux situations de travail
Les besoins d’un enfant, d’une personne isolée, d’une famille ou d’une personne confrontée à une problématique de santé ne se ressemblent pas. Un logiciel métier intelligent doit savoir s’adapter au contexte de l’accompagnement, pas l’inverse.
a) Des formulaires qui restent toujours pertinents : fini les formulaires sans fin !
La grille d’évaluation sociale et le bilan de santé proposés dans Assia s’ajustent en fonction du dispositif, des caractéristiques des personnes et des données renseignées par le professionnel, pour ne faire apparaître que ce qui est pertinent pour la situation. Par exemple si une personne est victime de violences conjugales, des champs dédiés au suivi des plaintes et mesures d’éloignement s’affichent.
b) Des accès adaptés aux profils des utilisateurs
Assia centralise les informations dans un dossier unique tout en limitant l’accès aux données selon les profils des professionnels. Chaque professionnel dispose d’une visibilité cohérente avec ses missions, des espaces de transmissions sont proposés et le droit des personnes est respecté. Les informations sensibles restent accessibles aux seules personnes habilitées : bilan de santé ou documents de soins aux soignants, évaluation sociale et notes sociales aux intervenants sociaux.
3/ Assister les professionnels dans leur organisation et le suivi des accompagnements
Dans le secteur social, beaucoup de démarches reposent sur le respect d’échéances : renouvellement de droits, renouvellement d’un projet personnalisé, gestion des tranches dans le socio-judiciaire. Une information n’est vraiment utile que si elle permet d’anticiper une action.
a) Création automatique de tâches et rappels
Assia repère les échéances enregistrées dans le dossier et génère automatiquement des alertes et rappels d’échéance. Le professionnel en est alerté par :
- la création d’une tâche à réaliser,
- une notification à l’ouverture du dossier,
- et un rappel par email à l’approche de l’échéance.
De quoi organiser le quotidien plus sereinement et sécuriser le suivi des démarches.
b) Suivi et renouvellement des projets personnalisés
Le projet personnalisé structure l’accompagnement autour d’objectifs et d’actions concrètes, assorties d’échéances. Les rappels associés permettent de suivre leur avancement et d’en anticiper le renouvellement.
c) Gestion autonome de l’archivage des données
Les règles de conservation des données sont définies selon les besoins du service, dans le respect du RGPD et des obligations réglementaires applicables. Assia applique ces règles en gérant les étapes d’archivage puis de suppression lorsque les durées de conservation sont atteintes.
Cette automatisation permet de sécuriser la gestion des données dans le temps, de limiter les interventions manuelles et de contribuer au respect des droits des personnes accompagnées, notamment en matière de protection des données personnelles.
4/ Exploiter les données pour piloter l’activité
Les données d’un logiciel métier ne servent pas qu’au suivi individuel. Elles permettent aussi d’analyser l’activité d’un service, d’aider à la décision et de valoriser le travail mené.
a) Des indicateurs adaptés aux activités des structures
Assia propose la production d’indicateurs utiles à l’activité des équipes en quelques clics. L’analyse de l’activité est accessible sans ressaisie ni retraitements dans des tableaux externes.
- Nombre de ménages accompagnés,
- Taux d’occupation des hébergements,
- Répartition des accompagnements par intervenant social,
- Nombre de démarches engagées ( demande d’insertion SIAO, DLS, etc.),
- Nombre de personnes différentes fréquentant l’accueil de jour,
- Nombre de ménages à droits complets,
- Nombre de propositions de logement reçues…
L’objectif est de rendre visible ce qui compte vraiment pour les professionnels comme pour les responsables de service.
b) Une visibilité sur la complétude des dossiers
Assia calcule automatiquement le niveau de complétude des grilles d’évaluation sociale. Un indicateur signale les dossiers pour lesquels des informations restent à compléter.
c) Une gestion des places en temps réel
Assia calcule en temps réel l’occupation des places en tenant compte des entrées, des sorties et des indisponibilités sur la période. Les équipes disposent d’une vision dynamique de leurs capacités d’accueil pour piloter l’activité.
5/ Une intelligence qui continuera d’évoluer avec le terrain
L’intelligence artificielle ouvre aujourd’hui de nouvelles perspectives pour les logiciels métiers du secteur social et médico-social.
Si l’IA générative n’est pas encore intégrée à Assia, les fonctionnalités d’Assia Intelligence soutiennent déjà les équipes dans leur action quotidienne, dans le respect de leur libre arbitre, de leurs compétences et de leur expertise professionnelle.
Les usages de l’intelligence artificielle dans le travail social restent à co-construire avec les professionnels du secteur, dans le respect des droits des personnes accompagnées et du cadre réglementaire.
Réfléchissons ensemble aux fonctionnalités qui pourraient répondre aux besoins de vos équipes.
Échangez avec notre équipe :