Choisir un logiciel métier pour un CHRS ne consiste pas uniquement à comparer des listes de fonctionnalités. Plusieurs solutions peuvent couvrir les mêmes besoins sur le papier, tout en proposant des niveaux d’adaptation, d’ergonomie et d’intégration très différents.

Le choix doit donc prendre en compte la manière dont le logiciel s’intègre aux pratiques des professionnels, à l’organisation de la structure et à son environnement informatique.

Alors, quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel métier adapté à un CHRS ?

1/ L’adéquation aux pratiques professionnelles

Un logiciel métier doit permettre aux professionnels de réaliser leurs tâches quotidiennes de manière cohérente avec leurs pratiques.

Deux solutions peuvent proposer une fonctionnalité similaire tout en nécessitant un nombre de manipulations différent, en organisant les informations de manière différente ou en proposant des parcours plus ou moins proches du fonctionnement des équipes.

L’adéquation aux pratiques ne se mesure donc pas uniquement à ce que le logiciel permet de faire, mais aussi à la manière dont les professionnels peuvent le faire.

2/ La capacité d’adaptation à l’organisation

Les CHRS peuvent avoir des organisations, des activités et des modalités de fonctionnement différentes. Un logiciel métier doit pouvoir prendre en compte ces particularités sans nécessairement imposer le même fonctionnement à toutes les équipes.

La capacité de paramétrage et d’adaptation du logiciel peut ainsi être un critère important : quels éléments peuvent être adaptés aux besoins de la structure et dans quelles limites ?

Cette question est particulièrement importante lorsque plusieurs services ou dispositifs utilisent le même outil.

3/ La gestion des informations et des parcours

Un logiciel métier doit permettre de structurer les informations utiles au suivi des personnes accompagnées et de les retrouver au moment où les professionnels en ont besoin.

Il faut donc regarder comment sont organisées les informations dans le dossier, comment elles s’articulent au fil du parcours et comment elles peuvent être exploitées par les différents utilisateurs.

La cohérence de l’organisation des informations peut avoir autant d’importance que le nombre de fonctionnalités proposées.

4/ Le pilotage de l’activité

Le logiciel est également utilisé pour suivre l’activité et produire les informations nécessaires au pilotage de la structure.

Les données saisies par les équipes doivent pouvoir être exploitées pour produire les indicateurs dont ont besoin les chefs de service et les directions, mais aussi pour répondre aux différentes demandes de reporting.

Il est donc intéressant de regarder quelles données peuvent être exploitées, quels indicateurs peuvent être produits et avec quel niveau d’autonomie.

5/ L’interopérabilité

Un logiciel métier s’inscrit dans un environnement informatique plus large. Pour un CHRS, cela peut notamment concerner les échanges avec le SI-SIAO, mais également avec les autres outils utilisés par l’organisation.

L’interopérabilité permet d’éviter que les mêmes informations doivent être saisies ou transmises plusieurs fois.

Au-delà de l’existence d’une connexion avec un autre système, il est donc utile de comprendre quels échanges sont réellement possibles et comment ils s’intègrent dans les pratiques des équipes.

6/ L’utilisation au quotidien

L’ergonomie est un critère souvent associé à l’apparence du logiciel. Elle concerne pourtant plus largement la manière dont les professionnels peuvent travailler dans l’outil.

Accéder rapidement à une information, réaliser une tâche sans multiplier les étapes, limiter les ressaisies ou retrouver facilement les éléments d’un dossier sont autant d’éléments qui peuvent avoir un impact sur l’utilisation quotidienne.

Un logiciel métier doit donc être évalué du point de vue des professionnels qui l’utiliseront, et pas uniquement à partir de ses fonctionnalités.

7/ La sécurité des données et la gestion des accès

Les logiciels utilisés par les CHRS traitent des données relatives aux personnes accompagnées. La sécurité et la confidentialité des informations constituent donc des critères essentiels.

Il convient notamment de s’intéresser aux conditions d’hébergement des données, aux mesures de sécurité mises en place et à la gestion des droits d’accès.

Les professionnels n’ayant pas tous les mêmes fonctions, le logiciel doit permettre de déterminer quelles informations sont accessibles selon les profils et les responsabilités de chacun.

8/ L’accompagnement et l’évolution du logiciel

Le choix d’un logiciel ne s’arrête pas à son installation. Le déploiement, le paramétrage, la formation des équipes et l’accompagnement dans la durée participent également à la réussite du projet.

Il peut également être intéressant de regarder comment l’éditeur fait évoluer sa solution : prise en compte des évolutions réglementaires, besoins exprimés par les utilisateurs, évolutions des pratiques du secteur, etc.

Pour un logiciel métier, cette capacité à évoluer avec les besoins des structures est particulièrement importante.

9/ Le coût de la solution

Le prix de l’abonnement ou de la licence ne suffit pas toujours à comparer deux solutions.

Le niveau de paramétrage nécessaire, les prestations associées au déploiement ou encore les éventuelles adaptations peuvent également avoir une incidence sur le coût global.

Il est donc préférable de considérer ce que comprend réellement la solution et ce qu’elle implique pour la structure, plutôt que de comparer uniquement les tarifs affichés.

10/ Généraliste ou spécialisé AHI : un critère à considérer

Le choix d’un logiciel généraliste ou conçu spécifiquement pour l’AHI constitue également un élément à prendre en compte.

Comme nous l’expliquons dans notre article « DUI généraliste ou logiciel spécialisé AHI : comment choisir ? », un logiciel généraliste peut répondre aux besoins d’un CHRS. La différence se joue alors notamment dans la manière dont il s’adapte aux pratiques du secteur et aux besoins des équipes.

Un logiciel conçu pour l’AHI part, quant à lui, des besoins et des pratiques propres au secteur. Cette expertise permet une réponse plus directement adaptée aux réalités des CHRS et des autres structures de l’AHI.

Ce critère ne doit toutefois pas être considéré isolément : la façon dont cette expertise se traduit concrètement dans le logiciel et dans son utilisation reste essentielle.

11/ Pourquoi choisir Assia pour un CHRS ?

Assia a été conçue au sein d’une association de l’AHI, directement à partir des besoins du terrain. Elle est co-construite avec des professionnels du secteur : travailleurs sociaux, chefs de service, directions d’association, responsables qualité et équipes administratives.

Cette connaissance du secteur nous permet de proposer un outil adapté aux réalités de l’AHI et à ses différentes activités. Mais cette expertise ne signifie pas que l’outil est limité à ce seul secteur.

Lorsqu’Assia est utilisée dans d’autres contextes, nous prenons le temps de comprendre les pratiques, les besoins et les contraintes propres à ces métiers afin d’adapter l’outil en conséquence. C’est notamment ce que nous avons fait pour répondre aux besoins des activités socio-judiciaires.

Assia associe ainsi une expertise construite dans l’AHI à une capacité d’adaptation aux différentes organisations et activités qui l’utilisent.

12/ FAQ

a) Un CHRS doit-il obligatoirement choisir un logiciel spécialisé AHI ?

Non. Un logiciel généraliste peut répondre aux besoins d’un CHRS. Toutefois, un logiciel conçu spécifiquement pour l’AHI peut proposer une réponse plus directement adaptée aux pratiques du secteur et limiter les adaptations nécessaires.

b) Quels sont les principaux critères pour choisir un logiciel métier pour un CHRS ?

Les critères peuvent notamment concerner l’adéquation aux pratiques professionnelles, la capacité d’adaptation à l’organisation, la gestion des informations et des parcours, le pilotage de l’activité, l’interopérabilité, l’ergonomie, la sécurité, l’accompagnement et le coût global de la solution.

c) Comment savoir si un logiciel est réellement adapté aux pratiques d’un CHRS ?

Il est important de ne pas se limiter aux fonctionnalités annoncées. La manière dont les informations sont organisées, dont les tâches sont réalisées et dont les données sont exploitées permet également d’évaluer l’adéquation du logiciel aux pratiques professionnelles.

En résumé

Choisir un logiciel métier pour un CHRS ne revient donc pas uniquement à comparer ses fonctionnalités. L’adéquation aux pratiques des équipes, sa capacité d’adaptation et son intégration dans l’organisation sont tout aussi importantes.

Assia est née dans l’AHI et a été construite avec les professionnels du secteur. Elle associe cette expertise métier à une capacité d’adaptation aux différentes activités et organisations qui l’utilisent.

Vous souhaitez évaluer l’adéquation d’Assia avec votre organisation ? Échangez avec notre équipe sur vos besoins et vos pratiques.

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